弊社は事業拡大への転換期を迎えていると考えていて、各種書類の基盤整備は最重要事項の一つです。

書類データは全てファイルサーバーに保管されてはいますが、管理は担当者任せになっており、管理方法もバラバラでした。お客様からのお問い合わせで過去の資料を探す際も、担当者に確認しないと見つけられないということが多々ありました。

1つ目のポイントは「データの一元管理」
PDF化したCAD図面、作業工程表、見積書や注文書も一つのフォルダに管理できると考えました。

2つ目のポイントは「優れた検索性」
テキスト情報から文字や金額の検索ができるのは、詳細な情報を確認したいときに役立つと思いました。

3つ目のポイントは「版管理機能」
旧版のCAD図面データで作業を進めてしまう、といったリスクを未然に防ぐことができます。

4つ目のポイントは「アクセス権限」
経営者と一部の人間にしか見せたくない機微な情報も、適切に管理することができる必要があるので。

この4つのポイントがeValue NS2を選定したポイントです。

既存の書類データの棚卸作業が必要だと思いました。

例えば、「過去5年間で一度も参照したことがないデータは削除する」「重要なデータは案件に紐づけて保管する」など、特に個人任せとしていた部分にドキュメント管理の業務ルールを明確に定めるようにしました。

ファイルサーバーに保存されている総務経理関連の書類データを全てチェックして、不要なデータは削除し、管理が必要なデータは『eValue NS2 ドキュメント管理』に登録して、検索機能を使った整理を行いました。

まだ総務部門のみの稼働ですが、社内のドキュメント管理が本格的に軌道に乗ってくれば、大幅な業務改善に繋がると確信しています。また、過去の類似案件を検索して再利用することで、見積書の作成時間短縮も期待しています。

OSKの担当者はドキュメント管理の知識がとても豊富なので、何か解らないことがあっても質問すれば解決するという安心感は期待が持てます。