他社の会計給与システムを長年利用していましたが、システムを更新するにはハードウェアとソフトウェアのセット購入が必要で、初期費用とランニングコストの負担が膨大でした。

さらに、弊社独自開発の販売管理システムとの連携には、別途数100万円のカスタマイズ費用が発生するなどコスト増加の要因が多いため、社内の業務基盤として継続的に運用していくことは難しいと感じていました。

主な選定理由は大きく4つあります。

1つめは、候補となったシステムの中で費用が最も抑えられ、初期費用については旧システムの6割程度だったことです。

2つめは、オプションが充実していたことです。他社製品ではカスタマイズとなる機能もオプションで柔軟に対応できるというのは大変魅力的でした。

3つめは、人事管理と資産管理の機能が充実していることです。社員の役職の推移や、家族構成の変更履歴をしっかりと残して管理できるのが便利です。

4つめは、操作画面が見やすい点です。SMILEは最初のメニュー画面から選択によって表示されるメニューが変わっていく流れで、わかりやすいです。

『SMILE V』には、CSV出力機能が実装されているので、会計仕訳の検索結果をワンクリックでExcelに取り込めます。おかげで手間が相当減りました。

また、仕訳ルールの設定機能も大変便利に使っています。

間違えて起票された仕訳伝票について、旧システムではチェック作業に時間と手間をかけていました。『SMILE V 会計』ならば、設定したルールと異なる仕訳を行うと警告メッセージが表示されるので、即座に対処できるようになりました。

『SMILE V 会計』の定型仕訳自動生成機能を利用することで、仕訳の起票忘れなどのミス防止につながっています。

例えば、毎月10日に家賃の仕訳伝票を作成するスケジュールを登録しておけば、その日に作成すべき伝票が表示され、金額を確認すれば作業完了です。対象となる定型伝票は月10枚ほどですが、管理が楽になりました。

開発ツール『Custom AP Builder（CAB）』を活用し、現時点でどの商品が売れているのか、あるいはどのくらい経費がかかっているのかを、ひと目で分かるようにグラフ化していきたいと考えています。

また、電子帳簿保存法に対応するため、統合型グループウェア『eValue』のドキュメント管理やワークフローの導入も検討しています。

今後もOSK製品を効果的に活用してデータ連携やシステム運用の省力化を図りつつ、企業競争力を高めていきたいです。