知って得する! 電子帳簿保存法 国税関係帳簿保存編

※本ページ記載の内容は、2022年6月時点での情報です。

スキャナ保存編
電子取引編

電子帳簿保存法とは

企業は所得税法や法人税法等の国税に関する法律において、帳簿や証憑書類などの国税関係帳簿書類を7年間(または10年間)保存する義務があります。

原則として、紙で保存する必要がありましたが、取引量が多くなるほど帳簿や書類も膨大になり、保存の負担が増すことから、電子データでの保存を容認する「電子帳簿保存法」が作られました。

1998年に制定された後、時代に合わせて段階的に見直しが進められています。2022年(令和4年)1月施行の改正電子帳簿保存法においても、大幅な規制緩和とあわせて、より適切に電子保存が行われるような措置が講じられました。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

電子帳簿保存法のメリット

書類の保管コストを削減

書類の保管コストを削減イメージ

作成した帳簿や書類を印刷・ファイリングする必要がないため、紙や保管に関するコストを削減できます。

コンプライアンス・ガバナンス強化

コンプライアンス・ガバナンス強化イメージ

アクセス制限、ログ管理による不正アクセスや情報漏えいの防止、紙の紛失・破損・経年劣化等がなく、安全な状態で保存することができます。

データ保存が認められている帳簿・書類

電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の分類に応じて、電子データの保存方法が定められています。

今回は、「国税関係帳簿の電子データ保存」を見てみましょう。

国税関係帳簿のデータ保存をはじめるには

国税関係帳簿の電子データ保存をはじめるには、大きく分けて「対象帳簿の選定」 「システムの選定」 「事務手続きの明確化」という3つのステップがあります。

1. 対象帳簿の選定

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した帳簿(「仕訳帳」「総勘定元帳」「その他の帳簿」)が対象です。

主要簿の「仕訳帳」「総勘定元帳」以外の「その他の帳簿」については、どの帳簿を電子化するのかを検討しましょう。

「その他の帳簿」とは、法人税法施行規則の別表二十で区分され、記載事項が定められています。

2. システムの選定

以下のような要件を満たしているシステムを選定する必要があります。

国税関係帳簿データの主な保存要件

以下のような要件を満たしているシステムを選定する必要があります。

訂正・削除履歴の確保 訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
相互関連性の確保 帳簿間(例えば、仕訳帳と総勘定元帳)の相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと
関係書類等の備付け システムの仕様書、マニュアルなどが用意されていること
見読可能性の確保 帳簿データをディスプレイやプリンタなどを使って整然とした形式で明瞭な状態で速やかに出力できること
検索機能の確保 取引年月日、取引金額、取引先による検索ができること

国税関係帳簿データ保存をする際の保存要件は、下記の情報をご参照ください。
電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】

JIIMA「電子帳簿ソフト法的要件認証」制度

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下JIIMA)が、国税関係帳簿を作成・保存する市販ソフトウェアが法的要件を満たしていると判断したものを「電子帳簿ソフト法的要件認証」として認証しています。

本認証を受けたソフトウェアを利用することで、企業は経理業務の電子化を安心して進めやすくなります。

JIIMA認証取得 会計ソフト

JIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得したシステムのリストが、国税庁ホームページに掲載されています。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/JIIMA_list.pdf

OSKの『SMILE V 2nd Edition 会計』『SMILE V Air 会計』は、電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様の要件を満たしたソフトウェアとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています。

SMILE V2 会計はこちら

SMILE V Air 会計はこちら

3. 事務手続きの明確化

帳簿作成に係る事務処理手続きを、各規程に定められている各条項等との整合性について検討して、業務フローの作成を行います。

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