知って得する! 電子帳簿保存法 電子取引編

※本ページ記載の内容は、2022年6月時点での情報です。

国税関係帳簿編
スキャナ保存編

電子取引データの保存制度とは

電子帳簿保存法では、電磁的方式によりやり取りする取引(電子取引)を行った場合には、その取引情報を一定期間、電子データ(電磁的記録)で保存することが義務付けられています。

取引情報とは、取引に関してやり取りする注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことをいいます。

電子取引データ対象範囲
Check Point

取引先に電子データで交付する注文書や請求書は、電子取引データの保存に該当します。

取引先に紙で交付する場合、自社で一貫して電子計算機で作成した注文書や請求書の控えを電子データで保存する場合は国税関係書類のデータ保存、紙の控えをスキャンして電子保存する場合は、国税関係書類のスキャナ保存となります。

電子取引の範囲

EDI取引、インターネット等による取引、ペーパーレスFAXによる取引、電子メールにより受領する取引など、紙の介在しない電子的な取引であれば、通信手段を問わずすべてが対象となります。

電子取引例
EDI
EDI

EDIを利用してやり取りする見積書や請求書等は電子取引データとなります。

アプリ決済
アプリ決済イメージ

QRコード決済などを利用した場合の領収書等は電子取引データとなります。

Webサイト
Webサイト/Web配信システムイメージ

インターネット上のWebサイトやWeb配信システムからダウンロードした見積書や請求書等は電子取引データとなります。

電子メール
電子メールイメージ

メールに添付された請求書等のPDFまたは本文に取引情報が記載されているメール自体が電子取引データとなります。

電子取引データ保存をするには

電子取引データは、要件を満たした状態で保存しなければなりません。

2022年1月1日以降は、電子データを印刷して紙で保存するという代替措置が認められなくなったため、電子データで保存をする必要があります。

Check Point

2021年12月10日公表の『令和4年度税制改正大綱』に、一定の条件のもと、2023年(令和5年)12月31日までは紙保存も認める経過措置が盛り込まれました。

電子取引データの保存要件

電子取引データを電磁的に保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

項目要件
保存要件 関係書類の備付 システムの仕様書、マニュアルなどが用意されていること
見読性の確保 電子取引データをディスプレイやプリンタなどを使って整然とした形式で明瞭な状態で速やかに出力できること
検索機能の確保 取引年月日、取引金額、取引先による検索ができること
保存措置 以下の1~4のいずれかの措置を行うこと
  1. タイムスタンプ付きデータを受領(発行者側でタイムスタンプ付与)
  2. 受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与して保存(受領者側でタイムスタンプ付与)、かつ保存担当者情報を確認できるようにする
  3. 訂正削除履歴管理が行えるシステムまたは訂正削除ができないシステムに保存する
  4. 正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程を定めて適切に運用する

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。

電子取引に関しては、国税庁の下記の情報をご参照ください。
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

保存措置の選択

上記保存措置の3を利用せず、1に該当しない場合は、2または4での管理が必要となるなど、データの受領の仕方に応じて管理方法を変える必要があるため、専門家によるコンサルティングを受け、自社に合った管理方法を選択することをおすすめします。

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