SMILE V 情報系モジュールってなに?

SMILE V 情報系モジュールとは、企業内の情報整理、伝達、共有に必要な機能をそなえた情報系システムです。

ワークフローって、どんな機能?

稟議や届出の申請、報告書の提出など、企業内で行われる「業務の流れ」を「ワークフロー」といいます。

SMILE V ワークフローは「業務の流れ」を電子化し、業務の効率化をサポートします。

たとえば、こんな問題を解決します。なかなか決裁されない稟議書。どうやら部長で止まっているらしいが・・・ そういえば、出張前に受け取ったけどどこにやったかな? 課長に申請したのは1か月も前。その後ずっと部長で止まっていたらしい。こんなに時間がかかるなんて!うちの会社でも、いつも同じ人が処理を止めています。外出で処理が止まることが分かっているなら、代理をたてるなど、対策してもらわないと困る。

決裁状況の「見える化」で、処理をためこまない

「どこまで処理が進んでいるか」「確認すべき書類の優先度」など、決裁状況を一覧表示し、明確化できます。

承認依頼のメール通知はもちろん、処理が遅れている案件に催促を送ることもでき、処理の停滞を防止します。

ワークフローの詳しい説明はこちら

ドキュメント管理って、どんな機能?

社内規程、見積書、図面、伝票など、さまざまな文書を電子化することで、書類を探す手間を削減。

「どの書類棚の、どのファイルの、どのページに目的の書類があるか」迷うことがありません。

たとえば、こんな問題を解決します。書類の整理は私たちスタッフの仕事。
それはわかっているんですが・・・ ねえ、あの資料どこにあるんだっけ?(5回目)だーかーらー、この棚の下段ですって!もはや覚える気ないですよね?場所を聞きに来るだけじゃなく、使い終わった後に適当な棚に戻されてイライラ・・・ とにかく書類が多い職場なので、普段使わない資料はベテラン社員じゃないとわからない。申し訳ないと思いつつ同じ人に頼ってしまいます。

社内文書の電子化で、目的の書類がすぐに見つかる

階層構造のフォルダで、種類や部門、案件ごとに分類して一覧表示します。

簡易検索ボックスにキーワードを入力し、文書タイトル、ファイル名、ファイル内の文字列にキーワードを含むファイルを検索できます。

ドキュメント管理の詳しい説明はこちら

スケジューラって、どんな機能?

日々のスケジュール管理だけでなく、会議開催調整・行き先管理・施設予約など、人・モノのさまざまな「予定」をメンバー間で共有し、調整します。

たとえば、こんな問題を解決します。多忙なメンバーがようやく集まった!
いざ会議・・・のはずが???すみません!会議室が空いていませんでした!!おいおい・・・わざわざスケジュール調整したのに・・・困るよ・・・ ようやく人と施設の予定が確保できた!と思った頃には、議題に対する熱が冷めきっていたりする。会議室は早い者勝ちなので、バッティングもしばしば。
その日会議室を使うか、事前にみんなに聞いて回っているが、毎度面倒くさい・・・

「人」だけでなく、「場所」の予定も管理

メンバーの予定だけでなく、会議室やプロジェクターなどの備品の予約状況を並べて表示でき、予定の調整がスムーズに行えます。

施設や備品は同じ時間帯で重複して予約できないため、ダブルブッキングを防ぎます。

スケジューラの詳しい説明はこちら

『SMILE V 情報系モジュール活用のススメ』をダウンロードいただけます。SMILE V 情報系モジュールの機能や、基幹系モジュールと組み合わせた活用例を1冊にまとめました。ぜひご活用ください
TOPへ