グループ企業である兵庫トヨタ自動車の給与システムを利用していたのですが、

1. パート・アルバイトの給与管理
2. 正社員の人事情報管理
3. 営業店舗の物件情報管理

の3点が実現できておらず、解決すべき業務課題であると考えていました。

これらの業務課題は、Excelと紙の書類で管理していたのですが、膨大な時間や煩雑な作業を必要としており、また、情報漏えいの観点からも不安がありました。

弊社独自の管理項目を自由に設定できる柔軟性が最大の選定理由です。

給与計算や人事情報管理では、「無事故手当の有無」「取得運転免許の種類」など、一般的ではない管理項目も必要になるので、自由に項目が設定できるのは魅力でした。

また、物件情報管理は『SMILE BS2 CRM QC』をリコージャパンさんにデモンストレーションしていただいたところ、説明も解りやすく、直感的にできそうだと感じました。管理業務を一から自社仕様で構築できる点も高く評価しました。

全般的に、システム導入によって作業が軽減され、効率化することができました。

正社員の人事情報を管理できるようになったおかげで、社員の住所情報に基づいた最適な異動先の検討に役立っています。出身大学別の従業員検索が即座に行えるようになり、リクルート活動の大きな手助けにもなっています。

また、営業店舗の物件情報管理がシステム化され、業務の属人化が解消されただけでなく、経営判断の迅速化という観点でも期待できます。

『SMILE BS2 CRM QC』は、もともと顧客管理を目的としたシステムとのことですが、項目設定や項目間の連携の自由度が高い製品なので、さまざまな業務の管理に活用できることがわかり、物件情報管理だけでなく、新卒者の採用管理にも活用しています。

リコージャパンさんから説明を受けて試してみたのですが、選考状況の可視化や、条件指定をした宛名ラベルの出力など、業務の省力化に貢献してくれています。

人事考課にも活用していきたいですね。蓄積された人事情報は、人事考課や新卒採用者のキャリア構築のモデルケース作成など、さまざまな活用が考えられます。利用開始からまだ1年も経過していませんが、すでに多くの気づきにつながっていますので、電子化した情報の有効活用を図っていくことが今後の大きな目標です。