事務処理をほぼ手書きで行っていました。

当時、毎月1,000件を超える請求書を1枚ずつ手書きで作成していました。月末になると請求書発行、押印、封入、入金処理、現金集金の各作業を3、4名で分担して行っていましたが、時間と手間がかかるうえ、記載ミスも発生しやすい状況でした。

取引先のマスターを登録しておけば、受注処理から請求書が月末に自動作成できるようになり、格段に簡単になりました。

『自由帳票実行オプション』で営業担当者別の実績集計表を作成したり、窓あき封筒の窓部分に合せて請求書の住所・社名印字を行い、請求書発行作業の手間を削減しています。

また、『指定請求書オプション』で取引先の要望に合わせてレイアウトを変更した請求書を作成しています。オプションを利用することで自社に合わせた使い方ができるので、大変助かっています。

『あいまい検索機能』や『入力アシスト機能』をよく利用しています。

大文字や小文字の区別なく検索できるうえ、過去の取引履歴から入力候補が自動的に表示されるので、検索や入力が格段に早くなりました。

また、印影付きで請求書の出力ができるため、押印が不要になり、毎月3日ほどかかっていた請求業務が、わずか半日で完了するようになりました。

現金振り込みや相殺手形、集金など、取引先の事業部ごとに異なる入金方法があるため、仕分けの区分が複雑です。今までは個別に運用していましたが、仕分区分を整理して、販売と会計の項目の紐づけが行えるようにしました。

おかげで仕訳は入力の手間が減り、正確性が向上しました。

現在は各営業担当がExcelで作成した見積りを担当者が確認しながら販売管理に入力して見積書を作成していますが、将来的には営業が直接入力するようにしたいです。

また、マスタ参照機能を利用して直接情報を検索してもらい、問い合わせ対応の削減をしていきたいです。