弊社では、経理書類や多種の技術資料を紙で管理していました。10年以上保管している技術資料もあり、紙の書類は増える一方でした。

紙の書類のファイリングは、担当者が一つ一つに穴をあけて対応していました。もちろん手作業です。書類は整理していましたが、量が膨大なため必要な文書を探し出すのは大変でした。

導入当初は、わからないことも多々ありましたので、サポートセンターによく連絡しました。担当の方が画面を共有しながら丁寧に教えてくれたので、1カ月ほどでドキュメント管理の機能を使いこなせるようになりました。

今では、複合機のスキャナーで電子化した帳票類や、メールなどでやりとりした電子データにタイムスタンプを付与して、膨大な量の書類を効率よく管理できています。今まで1週間かかっていた文書管理に要する作業がわずか1日で完了するようになりました。

また、『eValue V Air』はクラウドサービスなので、ハードウェアのメンテナンス、ソフトウェアのアップデートといった運用管理を任せられることは大きなメリットだと感じています。

あらかじめ読み取りたい箇所をマーキングしておけば、その項目名をそのままファイル名として『eValue V Air ドキュメント管理』に登録できます。その際に、「取引日」「取引先」「金額」といった情報を検索項目として自動で保存することができるので、該当するファイルは瞬時に見つけられます。

以前は2時間ほどかかっていた複合機でのスキャニング作業が、現在は30分足らずで完了します。その間に別の作業ができるので、効率が上がってありがたいです。

社内でドキュメント管理の機能を使いこなせる人数を増やして、順次eValue V Airのワークフローなどの機能も活用できればと考えています。

そして、自社の納品書や請求書についてもデジタル化していきたいですね。