知って得する！電子帳簿保存法スキャナ保存編

※本ページ記載の内容は、2023年1月時点での情報です。

法令により義務付けられている紙での保存等に要する負担軽減のため、真実性・可視性を確保できる要件下で、スキャナを利用して作成された電磁的記録による保存が認められています。

定められた要件のもと電磁的記録を保存していれば、紙の書類は破棄することができます。

過去分の紙の書類についても、適用届出書の提出など一定の要件下でスキャナ保存が可能になります。

令和3年度税制改正大綱により、電子帳簿保存法は事前承認制度廃止などの大きな緩和が行われたため、今、改めて注目されています。

ただし、電子保存に対するハードルは下がる一方で、企業の責任が重くなる措置も含まれており、コンプライアンスの意識を持つこと、要件を満たしたシステムの選定をすることが重要となります。

以下が主な改正ポイントです。

要件など	改正内容
承認制度	税務署への承認申請は不要
タイムスタンプ付与と検証	業務サイクルと同様に最長2ヶ月以内に付与※受領者の自署は不要訂正または削除を行った事実及び内容が確認できれば、タイムスタンプに代えられる
事務処理要件	相互けん制、定期的な検査及び社内規程の整備の廃止
検索要件	取引年月日、取引金額、取引先名称に限定検索範囲指定機能は不要
その他	隠蔽、仮想された事実などによる申告漏れ等の場合は、重加算税の10％が追加徴収

スキャナ保存をはじめるには、大きく分けて「対象書類の選定」「システムの選定」「体制整備」という3つのステップがあります。

書類を電子化することによって得られるメリットが、自社の抱える課題の解決・軽減につながるかを考え、導入を検討しましょう。

「取引に関して相手方から紙で受け取った取引書類」および「自己が作成した取引書類の写し」が対象で、重要書類と一般書類の2つに区分されています。区分によって、書類の保存要件が異なるため、スキャナ保存対象書類を選定するときには注意が必要です。

選定した書類のみスキャナ保存も可能なので、まずはどの書類を電子化するのかを検討しましょう。

「国税関係書類」をスキャナ保存するシステムを選ぶ際には、以下のような要件を満たしているものを選定する必要があります。

	要件	内容
真実性の確保	タイムスタンプの付与	総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプを付与すること ※ 2022年4月1日から2023年7月29日までは従前どおり、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプの付与も認められています。
	タイムスタンプの一括検証	課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること
	ファイル情報を保存	画像ファイルの解像度及び階調に関する情報と書類の大きさ情報
	訂正・削除履歴の確認	電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できること
	帳簿との関連付けの確認	関連する国税関係帳簿のとの間において、相互にその関連性を確認すること
	関連書類の備え付け	電子計算機処理システムの操作説明書の備え付け
可視性確保	見読可能性	記録事項を速やかに、ディスプレイおよびプリンタ等に整然とした形式および明瞭な状態で出力できること
可視性確保	検索機能	当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができること