知って得する! 電子帳簿保存法 電子取引編

※本ページ記載の内容は、2022年11月時点での情報です。

電子取引データの保存制度とは

電子帳簿保存法では、電磁的方式によりやり取りする取引(電子取引)を行った場合には、その取引情報を一定期間、電子データ(電磁的記録)で保存することが義務付けられています。

取引情報とは、取引に関してやり取りする注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことをいいます。

電子取引データ対象範囲
Check Point

取引先に電子データで交付する注文書や請求書は、電子取引データの保存に該当します。

取引先に紙で交付する場合、自社で一貫して電子計算機で作成した注文書や請求書の控えを電子データで保存する場合は国税関係書類のデータ保存、紙の控えをスキャンして電子保存する場合は、国税関係書類のスキャナ保存となります。

電子取引の範囲

EDI取引、インターネット等による取引、ペーパーレスFAXによる取引、電子メールにより受領する取引など、紙の介在しない電子的な取引であれば、通信手段を問わずすべてが対象となります。

電子取引例
EDI
EDI

EDIを利用してやり取りする見積書や請求書等は電子取引データとなります。

アプリ決済
アプリ決済イメージ

QRコード決済などを利用した場合の領収書等は電子取引データとなります。

Webサイト
Webサイト/Web配信システムイメージ

インターネット上のWebサイトやWeb配信システムからダウンロードした見積書や請求書等は電子取引データとなります。

電子メール
電子メールイメージ

メールに添付された請求書等のPDFまたは本文に取引情報が記載されているメール自体が電子取引データとなります。

電子取引データ保存をおこなうには

電子取引データは、要件を満たした状態で保存しなければなりません。

2022年1月1日以降は、電子データを印刷して紙で保存するという代替措置が認められなくなったため、電子データで保存をする必要があります。

Check Point

2021年12月10日公表の『令和4年度税制改正大綱』に、一定の条件のもと、2023年(令和5年)12月31日までは紙保存も認める経過措置が盛り込まれました。

電子取引データの保存要件

電子取引データを電磁的に保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

項目要件
保存要件 関係書類の備付 システムの仕様書、マニュアルなどが用意されていること
見読性の確保 電子取引データをディスプレイやプリンタなどを使って整然とした形式で明瞭な状態で速やかに出力できること
検索機能の確保 取引年月日、取引金額、取引先による検索ができること
保存措置 以下の1~4のいずれかの措置を行うこと
  1. タイムスタンプが付された後の授受
  2. 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
  3. データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。

電子取引に関しては、国税庁の下記の情報をご参照ください。
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

保存措置の選択

データの受領の仕方に応じて管理方法を変える必要があるため、専門家によるコンサルティングを受け、自社に合った管理方法を選択することをおすすめします。

SKJ総合税理士事務所 袖山喜久造氏監修! OSK提供の証憑電子化保存 社内規程サンプル

「国税関係書類のスキャナ保存」「電子取引データ保存」を行う際、適正なデータ保存を行うために必要な社内規程のサンプルをご用意しています。

企業規模や業態、電子化する取引関係書類(電子取引データを含む)の種類に応じ、必要に合わせて記載内容の検討・修正を行えば社内規程の作成ができます。検討する必要のある箇所やeValueならではの運用部分は赤字で記載されているので、どの部分を修正すべきかがひと目でわかります。

eValue V 2nd Edition またはeValue V Airの導入・保守加入が必要です。

JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証」制度

電子取引ソフト法的要件認証制度とは、電子取引データの保存を行う市販ソフトウェアおよびソフトウェアサービスが、改正電子帳簿保存法第7条の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

本認証を受けたソフトウェアを利用することで、電子取引データの保存を安心して行えます。

電子取引ソフト法的要件認証

※この認証ロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。

JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」を取得したシステムのリストが、JIIMAホームページに掲載されています。
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

OSKの『eValue V 2nd Edition』『eValue V Air』は、電子取引データ保存を行うソフトウェアの法的要件を満たしたソフトウェアとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています。

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